“莓”香四溢,阳光工作——我校人事处程洁老师世博志愿者工作掠影

发布时间:2010-09-02发布部门:人事处

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    人们管世博园内的志愿者叫“小白菜”,把城市各处的城市志愿服务站点内的志愿者称作“蓝莓”。一菜一莓,一来是对其着装的形象指称,二来是对他们承受压力、耐心服务的褒扬。白菜精神和蓝莓气质不仅在志愿者的身上体现,更代表着一大批默默为世博服务、勤恳为工作尽力的工作人员。

    时至9月,2010年上海世博会已运行了120多天,人事处专家办程洁老师到上海世博会志愿者部挂职工作也整整一年了。去年的9月1日,经组织选拔、推荐,程洁老师前往上海世博会宣传及媒体服务指挥部志愿者部报到,正式开始了服务世博、奉献世博的志愿者组织管理工作。根据志愿者部的安排,程洁老师与其他2位同样来自高校的同志一起加入了站点志愿者组(时名“城市文明志愿者部”)。与培训组、招募和运行保障组、宣传活动组等部门相对专一的工作内容相比,站点志愿者组的工作面广事杂,不仅要完成对城市志愿服务站点①的设计规划、方案招标、勘点接电等一系列站体硬件设施的筹建工作,还要与区县或相关集团(单位)沟通协调,完成站点落地、站点志愿者配置与管理、站点管理监控等各方面的具体工作。没有台前人后的光鲜风采,没有出入园区的工作安排,站点志愿者工作甚至一度遭遇不为人知的尴尬……但大量的创建工作和细致的管理工作想得及时、做得扎实。可以说,站点志愿者组是城市志愿服务站点最直接的后盾、最有力的支撑。
    工作伊始,百业待举,许多事情都是“无定制、无样本、无参照”的“三无”工作,既需要大家集思广益、也需要个人深思熟虑,从无到有地发挥出策划、整合和协调的能力来;而更多的工作是要畅通市级与区级、区县与街镇、工作站与企业(高校)之间的联系,因此工作中需要投入更多的细致与周全,更为讲求工作的渠道与方法,在上传下达的过程中层层推进、积极铺展工作。程洁老师迅速熟悉工作情况、快速融入团队,先后与静安、闸北、宝山三区建立了对接,顺利完成了站点设置与落地、志愿者配置、站点配套设备落实等各项工作。这期间,程洁还参与了静安、闸北、宝山、徐汇等区站点落地(吊装)的现场协同工作。“七彩之心”分为7平米和10平米两种,重量大致在2吨上下,由于工艺复杂、体积庞大,站体的整体组装是在郊区工厂内完成的,再由大型运输车辆运抵指定地点。而大部分站点是设置在人流量较大的商业广场或交通枢纽附近,考虑到吊装日期的统筹安排,交通及周边环境等因素,很多中心城区的吊装工作都是安排在晚间进行的。站点志愿者组是与各区县、高校联系最多的部门,因此作为吊装现场的协调人员必须到场。于是,在站体落地的日子里,程洁老师和很多同事一样,常常是结束了当天工作后再赶往吊装现场,午夜时分完工后回家休息后,第二天却又投入到紧张的筹备工作当中去了。那段日子,用“夜以继日”来形容是一点都不为过。
    在完成站体设计招标、站点落地位置与规格的确定、对接区县落地事宜等工作的同时,程洁老师还与团市委的同事合作起草了《中国2010年上海世博会城市志愿服务站点(外建站/内设站)管理手册》以及《中国2010年上海世博会城市志愿服务站点(延伸服务点)管理手册》(以下简称《管理手册》)。其时,关于站点工作的一切都还只是一个框架,对于站点运作与管理的模式也仅有一些设想,能够作为手册编制依据的只有一份粗线条的《中国2010年上海世博会城市志愿服务站点实施规划》而已。但是怀着对世博工作的满腔热情和一贯认真负责的态度,程洁老师和同伴知难而上,遍查相关资料、结合站点工作实际,在较短的时间内完成了一份详尽的《管理手册》,尤其是绘制了其中众多的图表及流程图。该手册对站点运行模式、日常管理手段作了描述与规定,对站点管理层级及站点志愿者的工作职责、服务规范等诸多关键内容作了明确与规范,可以说是决定站点运营方式、保障站点顺利运行、指导站点志愿服务的“基本法则”,在实际工作中也发挥了预期的作用。之后,为进一步明确世博会期间城市志愿服务站点的志愿者配置原则、配置方式、配置渠道,为志愿者招募、培训和管理提供有力依据,程洁老师还被指派参与编写了《上海世博会城市志愿服务站点志愿者需求配置计划(征求意见稿)》,并通过征询相关职能部门及各区县工作站的意见和建议,不断充实完善该配置计划,为全市乃至各区县志愿者招募工作制定了配置的原则、方式及要求,具有很重要的指导意义。
    2010年4月20日站点试运行开始后,根据安排,程洁老师对接杨浦、宝山、崇明三个区县,在日常工作中与区县工作站紧密配合,共同监督、管理区域内各站点的运行情况。在后台监控的过程中,程洁老师不仅及时向工作站传达市志愿者部的各项工作要求,迅速反映、反馈区县工作站提交的问题与建议,还主动帮助工作站留意收集站长日志中反映出的好人好事素材、电话抽查中发现的问题与亮点,预先提醒近期需要完成的工作项目,并通过每日信息反馈单给予反馈与提示,受到工作站的欢迎。对于站长日志中反映的问题、发表的感想,程洁老师更是给予积极的回应,通过信息回复栏或者直接拨打站点电话等方式,及时与站点志愿者沟通,掌握信息、答复疑问。
    这期间,站点运行刚刚起步,无论是站点运作、志愿服务还是志愿者管理工作,其繁忙和紧张程度都是无法想象的。工作连轴转、三班连续倒,最奢侈的工休时间是前一晚10点结束工作后,第二天早10点到岗前的那个小懒觉。没有正常的休假,调休也只是一种假想。这样的工作状态,最长的一次,持续了近一个月。世博运行步入常态后,站点志愿者组调整了值班制度,让大家可以在后台监控和站点巡查之余根据需要适当安排轮休,但其前提是要保证后台每天有4-6人在岗,而站点组实际工作人员(含副组长)不过10来人,紧急状态下或重大活动期间,还要求全员到岗。于是,零星的单休日成了大家最珍视的补觉日。
    自2010年6月1日起,市志愿者部组织开展了“七彩亭·世博心”—上海世博会城市志愿服务站点创新创优行动。在上海世博会志愿者工作中期总结推进会前夕,程洁老师又投入了紧张的奖项评选工作当中。通过对各工作站申报情况的汇总与梳理,结合后台管理系统每日监控情况、市志愿者部巡查情况及第三方督导情况,最终在各区县上报的352项创新创优项目中评选出了5个工作站“站点管理创新奖”、5个工作站“宣传展示创意奖”,4个工作站“志愿服务创优奖”以及配岗管理、运营管理、主题展示、典型培育、保障关爱、激励考核等10个方面共计37个项目奖。(东华大学志愿者工作站在本次评选活动中也荣膺了“站点管理创新奖”和“配岗管理项目奖”,取得了不俗的成绩。)在短短几天内,程洁老师和同伴不仅圆满完成了各类奖项的评审工作,还赶制出了近90页的《七彩亭·世博心——上海世博会城市志愿服务站点创新创优行动经验汇编》集,以及16幅宣传展板。上海世博会志愿者工作中期总结推进会上,各类奖项各归其主,各工作站优秀的工作经验与成果也通过精心布置的实物展示台对外进行了展示,一系列的布展设置吸引了众人的驻足关注,取得了很好的宣传展示、交流激励的效果。
    随着城市志愿服务站点工作的推进,在各个阶段的工作中,程洁同志都能服从领导安排,积极主动地参与各项工作。除了完成领导临时交与的文字或其他工作,程洁老师还负责本组各类排班表格的绘制,参与了部分工作会议的会务准备、制作和播放会议ppt的工作,她还协助统计、核算了《上海世博入园交通及观光导引》、《世博会游客指南公益折页》、《世博外文单页》三大类10多种宣传资料在各区、各站点发放的参考数据。在一系列的合作共事之后,程洁老师被同事们昵称为“表格女王”和“电话女郎”,并在市志愿者部举办的2010年新年晚会上,代表高校同志谈了工作数月以来的收获与体会。
    世博园区内,不断刷新的入园人数时不时地与节节攀升的高温警报较着劲儿,小白菜们天天演绎着感人的志愿故事;而遍布街头的 “七彩之心”世博亭则在“蓝莓”们的呵护下熠熠生辉,为市民及游客带去温馨的服务与帮助。所有这些喧闹的激情与浓烈的热情背后,有着许多舍弃利益、没有休假的工作人员支持和维护着世博会各项事务的有序进行,在他们的汗水和泪水中却没有遗憾与抱怨。8月,当我校组织部王新厚副部长冒着酷暑来到市志愿者部办公地慰问工作中的程洁老师的时候,程老师表达了这样的一段感想:“世博园外的各类志愿服务站点和忙碌其间的“蓝莓”们不仅是世博盛会的重要标志,也是我们这座城市鲜活的城市坐标。能够成为志愿者们的后方一员,能够深入感受世博会的律动,能够亲历城市志愿服务的一曲篇章,我觉得只能用‘珍惜’二字来表达我的感谢与体会”。

    注释:所谓城市志愿服务站点,是指在上海世博会期间,为参观者提供服务、为志愿者服务提供窗口,设置于世博园区外围及全市各重点区域的服务站点。目前全市及部分周边城市共有205个外建服务站(“七彩之心”),787个内设服务站以及87个延伸服务点。

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